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Tag Archives: 办公自动化

Word中的邮件合并功能(外一则)

1,一个实际问题
  提问:我需要打印100份成绩单,这些成绩单里面大部分的东西都是相同的(比如说学分说明),不同的只有学生姓名、成绩等少数内容。有没有简便的办法可以完成?另外,我的同事已经做好了一个空白表格,在印刷厂里面印了好几千份,为了不浪费,我只能套用他所设计的Word文档,以便不造成打印错位,有人能帮我一把吗?
  答案:最简单的方法莫过于把现有的Word文档已经印刷出来的地方改成白色的,然后在需要填写的位置填写上你所需要的内容,然后保存成一个又一个独立的文件。我原来也是这么做的,不过还好我发现了一个好东西:邮件合并,就在工具菜单里。  简言之,邮件合并就是你需要把一封商业邮件发送给很多很多的人,它能够自动把一大串客户通讯录和一个拟好邮件合并在一起——当然说,你也可以用它来做类似的事情,比如说,上面这个成绩单。  比如说,现在成绩单已经放在Excel里面了,第一行是标题:名字、数学、语文。下面的是内容。然后,我们打开一个已经排好版的Word文档,在菜单上单击右键,打开邮件合并工具栏,然后选择打开数据源,打开对应的Excel表格。然后我们选择插入域,就可以选择对应的标题栏,插入相应的标题,点击查看合并数据,就可以看到相应的数据被插入啦!当然,在插入Word域选项中,你还可以使用IF开关选项,插入更具选择性的文字。  现在你是不是轻松多了?
  我也知道Access可能会更高效更好用,不过邮件合并这个功能就在一级菜单下,而且几乎没有学习成本。强烈推荐比较懒惰的人使用。
2,便捷套套和Feedburner转向
  既然每天都要和河蟹功夫网过日子,没有一个好套套是不行的,还好我们有Tor。关于Tor,Caii刚推荐了枪旗工作室的Tor代理教程,不过相比之下,我更喜欢与PortableFirefox相配套的PortableTor(集成了Tor核心,Vidalia图形界面,Privoxy代理)项目。不用安装,解压即用,放在U盘上还可以随身携带,方便的不得了!另外Firefox用户还推荐安装Torbutton插件,方便随时戴套,随时安全。最后是友情广告:如果您的宽带足够的话,最好打开Tor server,在Vidalia中有选项的。  另外,晚上费了一大把力气,把Feedburner中的item stats关掉了。这个选项让你的Feed标题变成了通过Feedburner跳转之后再访问。现在FB在国内被河蟹,很多的Feed都无法正常跳转,难免造成读者流失(即使像我这样方便戴套之后),所以还是费点力气改过来为好。这个选项很难找,在Analyze->FeedBurner Stats->Item link clicks。
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从Excel的vlookup()函数说起

1,一个实际问题
  提问:我有一张很大的表,比如说,全国所有城市和对应的人口数。现在我要把我所研究的10个城市的人口数找出来,我应该怎么做?
  最简单的答案:把这张大表打印出来,然后圈出自己要研究的城市的人口,然后再输入到对应的表里面去。  我找到的答案:将大表放到Excel中,然后使用vlookup()函数,应用关键字索引,将所需要的对应人口数量找出来。具体用法如下:  =vlookup(关键字, 搜索表, 返回值所在列, 精确搜索开关)  当然,你也可以用python,或者任何你喜欢的自动化工具来完成这件事情,欢迎提供更高效的方法。
  这个是我最近两周在做的一件工作,有一组研究对象,我需要从不同的大型数据库中抽取他们的属性值,进行比较研究。幸运的是,这几个数据库都有导出到Excel的功能,不然我真的会疯了,因为有100个研究对象,4个数据库。最后,是vlookup()救了我一命。是的,只一条命令。
2,数据复用
  英文里面有一个词叫mashup,原意是声轨合成。简单的说,就是将不同来源的数据整合到一起,重新组合,以创造新的价值。很多文章都在讨论这个问题,很多博客都在做这件事情——比如说,他们将自己读过的好的博客,在自己的博客文章中列出来。方军最近在讨论的新闻聚合,还有他最近引用的IBM的新闻,都在说明,数据的整合和重复利用已经成为一个新的增长点,在这一点上,我们能够做更多的工作。  从根本上来说,博客的流行和RSS(订阅源)有关,而RSS就是一种标准的数据交换手段。虽然他只是一个小小的文件,但是它通过标准化的数据交换,使每一个博客上的数据可以被第三方站点很容易的重新展示和复用,从而增加了信息的价值。  另外,也曾经看到有些博客讨论在国内还没有流行起来的微格式,比如说,用标准格式展示个人名片,便于在互联网上交流和沟通。这些都是增加信息复用方便程度的手段。  相对来说,很多的商用数据库还是比较封闭的,除了用自己的查询手段之外,无法与第三方软件对接。这一次我还算幸运,至少他们能够导出Excel。但更多的是一种传统思维的问题,比如说,很多人喜欢用Word做表格,因为打印出来比较漂亮,或者比较容易调整格式——但却因此大大增加了数据复用的难度。(在此我们暂不讨论使用.doc之类封闭格式所带来的负面影响)
3,软件帝国
  曾经很流行一句话:“用户往往只用到Office中10%的功能而已。”  我想,那是说Office 97吧,那个时候刚刚整合进去VBA。现在应该是1%了。比如说,Office的多语言和全球部署,已经是2000年出来的功能;后来是2003,然后是2007。MS已经不知道往里面添加了多少新功能了。  问题是,用户会去探索这些功能么?  记得似乎是在Linus的Just for fun里面读过,绝大多数人用计算机,学习编程,仅仅是停留在”hello world”上面而已。”hello world”,然后呢?没有了。  这一次周末在火车上,和unclewang聊了一路,也是说的这个问题。unclewang用计算机不太久,不过她觉得很新奇——原来计算机除了看电影、上BBS,还能做这么多有趣的事情?  其实很多时候,我们只需要多想一点:“这件事情用计算机来做,能够在哪些地方更为省力?”  经验表明,最懒惰的人,往往才是最好的玩家。  反过来说,对于“勤奋”的普通人,商家要考虑的就是发布粒度的问题了,用可以接收的方式,把好的功能推给用户。微软?太大了,简直没有所谓粒度的问题……

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